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Propuesta de estandarización de los procesos logísticos de gestión documental de la empresa Operlog Colombia S.A.S.

Resumen

La estandarización de los procesos en las organizaciones ayuda a que las mismas desarrollen un método de trabajo que se adecue y responda a las exigencias del mercado en el que se encuentra, siempre haciéndolo de la misma manera y en busca de la óptima realización de las actividades. Con esto se justifica la necesidad de la estandarización del proceso de gestión documental de la empresa Operlog Colombia S.A.S. Teniendo en cuenta el cómo se han desarrollado las actividades que conforman dicho proceso, no permite generar un alcance que cubra todos los aspectos que tienen relación con el resto de la organización, y por este motivo se estaban presentando una seria de quejas recurrentes por parte del cliente. Para esto se inició la propuesta de mejora para la estandarización del proceso a partir de la caracterización de cada una de las actividades que están inmersas en él; se desarrollaron formatos para la consignación de la información en cuanto recolección, entregas, devoluciones, formatos de solicitud de indemnizaciones, acciones correctivas, preventivas y de mejora continua dentro de la organización; también se desarrollaron manuales de funciones y responsabilidades para todos y cada uno de los funcionarios que hacen parte del proceso de gestión documental. Esto con el fin de acercarse a un control total de cada aspecto en el que intervenga el área. Resaltando nuevamente la importancia de satisfacer las necesidades del cliente a bajo costo, implica grandes retos para cualquier compañía, pues deben estar en constante actualización y búsqueda de mecanismos y métodos al momento de ejecutar sus operaciones, generando un ambiente de conformidad entre la relación cliente - empresa, para aportar a la competitividad de la organización al evitar posibles migraciones de los clientes hacia la competencia. ABSTRACT. The standardization of processes in organizations helps them develop a working method that suits and responds to the demands of the market in which they are, always doing it in the same way and in search of the optimal performance of activities. This justifies the need for standardization of the document management process of the company Operlog Colombia S.A.S. Taking into account how the activities that make up this process have been developed, it does not allow generating a scope that covers all the aspects that are related to the rest of the organization, and for this reason a series of recurrent complaints were being presented by the client. For this, the improvement proposal for the standardization of the process was started from the characterization of each of the activities that are immersed in it; formats were developed for the consignment of the information regarding collection, deliveries, returns, indemnity request forms, corrective, preventive and continuous improvement actions within the organization; manuals of functions and responsibilities were also developed for each and every one of the officials who are part of the document management process. This in order to approach a total control of each aspect in which the area intervenes. Highlighting again the importance of satisfying the customer's needs at low cost, it implies great challenges for any company, since they must be constantly updated and search for mechanisms and methods when executing their operations, generating an environment of conformity between the customer relationship - company, to contribute to the competitiveness of the organization to avoid possible migration of customers to the competition.